POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
KPIs AGENCIA SEO
1. NORMATIVIDAD APLICABLE. El presente documento es elaborado atendiendo las disposiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 junto con su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, las cuales serán aplicables al tratamiento de datos personales que recolecte, almacene, administre y suprima KPIS Agencia SEO S.A.S. como responsable del tratamiento de datos.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. KPIS AGENCIA SEO SAS persona jurídica cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 173 # 18-60 oficina 1605
Teléfono: 312- 3192744
NIT: 901500171-5
Correo electrónico: soporte@posicionamientoseokpis.com
Página web: www.posicionamientoseokpis.com
3. DEFINICIONES. Para una adecuada aplicación de la presente política de tratamiento de datos, se han de tener presente las siguientes definiciones:
3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
3.2 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.3 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
3.4 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
3.5 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3.6 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
3.7 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
3.8 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
3.9 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
3.10 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.11 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3.12 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES: La presente política de tratamiento de datos se rige por los siguientes principios rectores:
4.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
4.2 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
4.3 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4.5 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
4.6 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
4.7 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
4.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares de la información son los siguientes:
5.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
5.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
5.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
5.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
5.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes
5.7 Con el registro, nos estás autorizando a: a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de KPIs en lo que tiene que ver la prestación de nuestros servicios; b) realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios; c) gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos); d) contactarte a a través de medios telefónicos o correo electrónico para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la prestación de nuestros servicios; e) contactarte a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio; f) contactarte a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas la prestación de nuestros servicios; g) prestar los servicios ofrecidos por KPIs y aceptados en el contrato suscrito respectivo; h) suministrar la información a terceros con los cuales KPIs tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado; i) utilizar la información con fines comerciales incluyendo, pero sin limitarse a, publicidad, campañas de mercadeo, presentación de productos y servicios de interés para el usuario; j) almacenar la información que suministras en nuestra base de datos.
6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS: Atendiendo al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, KPIS Agencia SEO SAS, se somete al cumplimiento de los siguientes deberes:
6.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
6.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
6.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
6.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6.5 Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
6.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
6.8 Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
6.9 Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
6. 10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
6.11 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
6.12 Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
6.13 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
6.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6.15 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Toda la información contenida en las bases de datos es sometida a recolección, almacenamiento, administración, modificación, actualización y supresión para el adecuado cumplimiento de las finalidades establecidas por KPIS Agencia SEO SAS. Cualquier transmisión de dicha información se realizará previa autorización de los titulares de la misma, con el fin de salvaguardar su confidencialidad.
8. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN: La información contenida en las bases de datos tendrá como finalidad efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento de los servicios prestados al Titular por parte de KPIS Agencia SEO SAS, para el cumplimiento de los deberes consagrados en la ley. Así mismo, tiene como finalidad mantener las relaciones comerciales y laborales atendiendo sus obligaciones con los clientes, empleados y proveedores de KPIS Agencia SEO SAS respectivamente, a través del contacto por medios telefónicos y electrónicos (correo electrónico y mensajes de texto).
10. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE: Con el fin de ejercer los derechos que le corresponden, así como presentar cualquier petición, queja o reclamo sobre el manejo de la información, el titular puede acudir a los siguientes canales de atención:
Área: Soporte
Correo electrónico: soporte@posicionamientoseokpis.com
Teléfono: 312-3192744
11. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. KPIS Agencia SEO SAS deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través de los siguientes canales de atención:
Correo electrónico: soporte@posicionamientoseokpis.com
Teléfono: 301 7389777
Dirección física: Calle 173 # 18- 60 oficina 1605
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
12. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante KPIS Agencia SEO SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
12.1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a KPIS Agencia SEO SAS, a través de los canales de atención señalados en el numeral anterior, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
12.2 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
12.3 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: (indicar los controles implementados por la compañía para garantizar la seguridad de las bases de datos tales como, políticas de acceso a la información personal y sensible; copias de respaldo de la información personal; políticas de protección para el acceso remoto a la información; implementación de sistemas de gestión de información; auditorías para los sistemas de gestión de la información; procesamiento de la información (validaciones de entrada y salida); procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad de la información, etc.).
14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS: La presente política de tratamiento de datos fue creada el día 2 de julio de 2021, fecha en la cual entró en vigor. KPIS Agencia SEO SAS, se reservan el derecho a realizar modificaciones al presente documento, teniendo en cuenta las limitaciones legales.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
